Diagrama de Flujo del Proceso de Compras

A continuacion te compartimos un diagrama de flujo con los pasos basicos del proceso de compras.

1. Requisision de Compra:

El procedimiento debe indicar quien puede iniciar la requisicion, quien la revisa y quien la aprueba. Estos niveles normalmente estan dados en cantidades de dinero o en tipo de transacciones.

Por ejemplo, para requisisiones que cuestan mas de $10,000.00 el  Director financiero debe aprobar, las que sean de menor valor pueden ser aprobadas por el Director del Area de produccion.

2. Solicitud de Cotizationes:

Con la requisicion aprobada, el jefe de compras solicita las cotizaciones requeridas de acuerdo al monto de la requisicion.

3. Seleccion del Vendedor:

Las cotizaciones recibidas se comparan y se selecciona al vendedor que provea el mejor producto al mejor precio. No siempre se debe seleccionar al mas barato, debe haber criterios establecidos para la seleccion.

Algunos criterios son:

  • Precio
  • Calidad
  • Fecha de entrega
  • Garantia
  • Servicio

4. Orden de Compra:

Este es el documento que compromete al comprador y al vendedor y tiene la misma validez de un contrato. Algunas veces, debido a la complejidad de la transaccion, no es pertinente el uso de la orden de compra y se debe hacer un contrato de compraventa en el que se inlcuyan todas los terminos y condiciones.

En transacciones rutinarias, un buen modelo de Orden de Compra cubre todas las condiciones y facilita el proceso de compra.

Un abogado de la entidad debe revisar el formato de Orden de Compra ya que, como se menciono arriba, es un contrato.

5. Entrada a Almacen:

Cuando el pedido llega al almacen, el responsable debe expedir un documento en el que certifique las cantidades y referencias de los elementos recibidos.

Algunas entidades lo hace solamente firmando la factura o remision enviada por el vendedor. Esta practica es aceptable, pero no es la mas adecuada desde la perspectiva de control porque no se puede establecer un orden consecutivo de las entradas a almacen.

6. Pago de la Orden De compra:

Para el pago, el area financera o de tesoreria debe recibir por lo menos los siguientes documents:

  • Factura original expedida por el vendedor.
  • Original de la requisicion de Compra debidamente aprobada.
  • Orden de Compra original
  • Cotizaciones recibidas
  • Evidencia de la seleccion del vendedor
  • Entrada a almacen firmada

Esperamos que esta breve descripcion sea de utilidad.

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