Formato de Requisicion de Compra

El primer paso en el proceso de compras es definir en detalle el bien o servicio que se necesita comprar.

Esta tarea normalmente se documenta a traves de un formato llamado ‘Requisicion de Compra”. Este documento tambien se conoce como “Requisicion”, “Solicitud de Compra”, o similares.

A continuacion explicamos el contenido minima que este formato debe contener.

  1. Encabezado

En esta seccion se debe identificar el documento.

 

Nombre de la organizacion
REQUISICION DE COMPRA
Numero  Usar un numero consecutivo y prenumerado para mejor control.
Fecha de hoy:  Fecha en al que se presenta la solicitud.
Solicitado por:  Quien origina la solicitud.
Departamento:  A que departamento se debe cargar al compra.
Projecto:  Si existe un presupuesto por proeycto, o un centro de costo, se debe especificar.
Fecha en la que se necesita :  Cuando debe estar listo el bien o el servicio solicitado. Esta fecha es de suma improtancia para la planeacion del proceso de compras.

 

2. Cuerpo de la Requisicion de compra:

 

#  Numero consecutivo de items solicitados
Item  Nombre el item solicitado. Por ejemplo: “Vehiculo”
Descripcion tecnica Describa en detalle lo que se va a comprar, incluya color, talla, capacidad, largo, ancho, y cualquiero otro detalle que le permita obtener lo que se necesita.

Ejemplo: para describir el Vehiculo se puede decir: Vehiculo tipo pick-up, doble traccion, blanco, modelo 2015 o mas reciente, a gasolina.

Cantidad  Cuantos items necesita.
Tipo de Unidad  En que tipo de unidad en la que se puede medir el item que se va a adquirir. Por ejemplo: Kilos, gramos, cajas, bulto. En el caso de los servicios, el tipo de unidad puede ser: Mes, Semestre, etc.
Numero de Unidades  Cuantas unidades se solicitan.
Linea presupuestal  Incluya aqui la linea presupuestal y la cuenta contable a la que se debe cargar esta compra.
Costo Aproximado Aqui se debe incluir el costo estimado del item que se va a comprar. No tienes que ser un valor exacto, pero debe indicar el valor maximo a pagar por el bien o el servicio.

Cuando el valor total difiera en no mas de 10 por ciento, no se require hacer una nueva requisicion de compra.

 

3. Firmas

La ultima parte del formato debe llevar las firmas de quienes intervienen en la creacion y aprobacion del mismo. Como minimo debe contener la firma de quien hace la solicitud y la firma de quien aprueba. Si hay alguna instancia de revision, se puede incluir una tercera firma.

 

Espero que haya sido de utilidad. Si tienen preguntas, no duden en escribirnos.

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