Procedimiento de Caja Menor

Mantener fondos en efectivo (cash) en la sede de la organizacion no es seguro. Por eso se recomienda que los pagos se hagan en cheques o transferencias bancarias y que el manejo de efectivo se limite a su mas minima expresion.

Para esto se utiliza el Fondo Fijo de Caja menor.

Este fondo tiene las siguientes caracteristicas:

  1. Debe ser aprobado por la administracion de la entidad
  2. Se le debe establecer un monto
  3. Se le debe asignar un responsable
  4. El responsable debe firmar un acta de responsabilidad.
  5. El responsable debe mantener el efectivo separado de su propio dinero.
  6. El dinero debe estar en un lugar seguro en la entidad al que nadie mas que el responsable tenga acceso.
  7. Algunas veces, dependiendo de  la cantidad, se asignan dos llaves para abrir la caja de seguridad.
  8. De la caja menor no se deben hacer pagos de acticipos, pago de impuesto, o pagos de cuentas por pagar que ya causadas.
  9. El responsable debe mantener recibos de cada gasto efectuado con ese fondo
  10. Los gastos deben ser autorizados por un empleado diferente del responsable de la caja menor.
  11. El responsable debe presentar una solicitud de reembolso de caja menor cuando el efectivo se haya gastado en un 60%

 

Registros Contables

  1. Apertura del fondo
 Cuenta  Debe  Haber
 [Activo] Fondo fijo de Caja menor  $xx
 [Activo] Cuenta Bancaria $xx

2.   Reembolso de gastos

 Cuenta  Debe  Haber
 [Gastos] Elementos de Oficina, etc $Por el total gastado
 [Activo] Cuenta Bancaria  $Por el total gastado

3.  Cierre del Fondo

Cuenta Debe Haber
[Gastos] Cuentas varias $por el total del fondo
[Activo] Fondo Fijo de Caja Menor $por el total del fondo

O si el reembolso se ha hecho previamente, entonces el registro es:

Cuenta Debe Haber
[Activo] Cuenta Bancaria $por el total del fondo
[Activo] Fondo Fijo de Caja menor $por el total del fondo

 

En otro post vamos a ver los formatos para presentar el reembolso de caja menor.

Si tienes alguna pregunta, puedes usar la seccion de comentarios.

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