Procedimiento de Compras

Compras es uno de los procesos mas complejos y de mas importancia en el manejo financiero de una organizacion. La mayor parte de los fraudes se cometen en este parte del proceso productivo.

A continuacion explicaremos algunos pasos claves en la implementacion del proceso.

1. Estableza un diagrama de flujo del proceso:

Identifique las areas criticas y la documentation necesaria en cada paso, asi como los cargos envueltos en el proceso.

2. No permita que una sola persona comience y termine una transaccion:

Hacer una adecuada delegacion de funciones es vital en este proceso. Cada transaccion debe involucrar al menos dos empleados

3. Establezca puntos de control.

Por ejemplo, haga que entes de que se firme la orden de compra, el area financiera de el visto bueno antes de la firma final de aprobacion. Asi no solo se verifica que existan los recursos para el pago de la misma, sino que los documentos este completos.

4. Haga un monitoreo selectivo pero disciplinado del proceso de compras.

Lo que no se controla, se descontrola. Asi que asegurese de incluir claras indicaciones del tipo de monitoreo que se debe realizar, quien lo debe hacer y con que frecuencia.

Inlcuya tambien la clase de evidencia que se debe dejar de esa verificacion.

5. Respete los procedimientos y haga que estos se respeten

Si la administracion no esta comprometida con el respeto de los procedimientos es mejor no invertir tiempo ni dinero en la creacion de los mismos.

 

En otro post vamos a compartir herramientas para la implementacion del proceso de compras.

 

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